Tipos de firma electrónica de contratos

¿Tienes un contrato o documento y necesitas que lo firme otra persona de manera remota? ¿te preguntas cómo se formaliza la firma en la práctica?

A continuación se explica cómo el firmante puede utilizar los distintos tipos de firma electrónica de contratos para formalizar un contrato online que ha sido enviado a través de la plataforma Altiria360.

Tipos de firma

Existen cinco tipos de firma. Todos son legalmente válidos y se ofrecerán al firmante para que elija cuál quiere utilizar, siempre que quien envía el contrato los haya habilitado al efectuar el envío del documento para su firma.

• Marcando casillas (click-wrap).
• Manuscrita (Firma-D).
• Clave OTP por SMS (SMS).
• Clave OTP por email (Correo-E).
• Certificado electrónico.

Para los contratos de tipo premium se puede solicitar un requisito adicional: incluir una imagen del documento de identidad del firmante. De este modo se refuerza la seguridad del contrato al incluir la identificación del firmante.

Cláusulas adicionales

La firma de contratos online también permite añadir unas cláusulas adicionales al contrato para que el firmante las acepte o rechace. Estas cláusulas pueden ser definidas como obligatorias.

En este caso es decisión de quien envía el contrato incluirlas, nosotros sólo añadimos estas cláusulas al proceso de firma del contrato y recogemos la información. Si se definen como obligatorias no se puede firmar el contrato sin su aceptación.

Estas cláusulas se suelen utilizar para solicitar permiso en el tratamiento de datos y en el envío de publicidad de manera independiente a la firma del contrato en sí.

¿Cómo se firma un contrato online?

El firmante accede a la página de firma pulsando en un enlace que recibe por email o SMS y que ha sido enviado a través de la plataforma Altiria360.

Una vez accede se le muestra el documento PDF que va a firmar para que pueda revisarlo.

La persona que envía el contrato elige cuántas de las opciones de firma le aparecerán al firmante, que elegirá un tipo de firma entre ellas.

Todas son equivalentes y vamos a explicar a continuación cómo se realiza la firma en cada caso.

Firma marcando casillas o click-wrap

Es el tipo de firma más sencilla ya que el firmante sólo tiene que marcar las dos casillas que atestiguan que ha leído el contrato y que lo acepta. Se puede utilizar desde un ordenador o desde un móvil.

Firma con clave OTP recibida por email

El firmante debe pulsar el botón para solicitar que se le envíe un código único (código OTP por las siglas de One Time Password) por correo electrónico. Una vez que lo reciba debe introducir su valor en el recuadro correspondiente del formulario de firma.

Firma con clave OTP recibida por SMS

Es equivalente a la clave OTP por email, pero la clave se recibe por mensaje de texto SMS. Este mecanismo es similar al que utilizan los bancos para autorizar las operaciones online. También en este caso es necesario introducir el valor de la clave en el recuadro correspondiente para que nuestro sistema compruebe su validez.

Firma manuscrita

El firmante debe escribir su firma en el recuadro correspondiente, ya sea con el dedo en la pantalla del móvil, con el touchpad del portátil o con el ratón en un computadora.

Firma con certificado electrónico

Este tipo de firma requiere que el firmante tenga instalado un certificado electrónico que le identifique. Esto obliga a que la firma se formalice desde un ordenador, que es donde se suelen instalar los certificados.

Cómo incluir el documento de identidad en la firma online

En los contratos online tipo premium se puede solicitar al firmante que incluya su documento de identidad.

Debe aportar una imagen de cada cara: anverso y reverso. Para ello debe pulsar en el botón Examinar y seleccionar la imagen correspondiente de su ordenador o teléfono móvil.

Si el firmante ha accedido a la página de firma desde su teléfono móvil, podrá utilizar la cámara para fotografiar ambas caras del documento o bien elegir un archivo existente.

Cómo aceptar las cláusulas del contrato online

Tras haber completado la firma por cualquiera de los métodos anteriores, el último paso consiste en que el firmante acepte o rechace las cláusulas adicionales que ha definido quien envió el contrato. Para ello debe marcar la opción correspondiente: “acepto” o “no acepto”.

Si la cláusula ha sido definida como obligatoria y el firmante no la acepta, se mostrará un mensaje de error cuando pulse en el botón de «Firmar documento» y no se permitirá completar la firma hasta que no la acepte.

Preguntas frecuentes

¿Todos los tipos de firma son legales o hay alguno que tenga más validez que otro?

Todos los tipos de firma son igual de válidos: marcando casillas o click-wrap, clave OTP recibida por email, clave OTP recibida por SMS, firma manuscrita, firma con certificado electrónico.

¿Es válido que el firmante sólo utilice un tipo de firma?

Sí, el contrato será válido cuando el firmante finalice el proceso con un tipo de firma independientemente de cuál se haya elegido.

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