Recordatorios de citas por smsRecordatorios de citas por sms

SMS masivo desde 2002

Uno de los usos más habituales de los mensajes de texto es el de recordatorios de citas por SMS. Todos hemos recibido estos recordatorios en alguna ocasión porque son útiles y efectivos. Solemos guardarlos en la bandeja de entrada para consultarlos hasta que tienen lugar.

Los recordatorios consisten en un texto donde se agrupan los datos fundamentales de la cita: fecha, hora, lugar e identidad del citado y este texto se envía por SMS. La identificación del emisor del recordatorio se consigue a través del remitente (texto de 11 caracteres como máximo) pero también se puede incluir en el propio texto del mensaje. Conviene ofrecer algún medio de comunicación para solicitar cambios o anulaciones de la cita.

Su objetivo es reducir el número de personas que no acuden a la cita, optimizando el servicio correspondiente al evitar tiempos de inactividad. Si además permites la modificación de la cita, se fideliza al cliente.

Como todos tenemos un móvil este sistema resulta universal y su empleo por entidades públicas lo ha convertido en un estándar, los destinatarios confían en él y lo valoran positivamente, sin considerarlo intrusivo.

Cómo enviar SMS para recordar una cita

Tan sólo necesitas los datos de las citas que quieres recordar organizados en un Excel de la siguiente manera:

Excel recordatorio de citas

 

 

Una vez dentro de la plataforma debes acceder a la sección Envío de SMS y elegir la pestaña “Enviar mensaje desde archivo”. Tras rellenar los campos de título para identificar al envío internamente y remitente debes pulsar en “elegir archivo”:

Envio SMS recordatorios de citas

 

En la ventana que se abre debes pulsar el botón “Examinar” y elegir el archivo Excel mencionado antes, donde se encuentra la lista de destinatarios; el sistema lo procesará mostrando una vista previa de los datos. Asegúrate de que el país seleccionado se corresponde con el de los números de teléfono. Si los datos no se muestran bien ajusta el separador de campos o la codificación correspondiente para corregirlo.

Después debes especificar qué columna del archivo Excel se corresponde con cada tipo de dato. Debes desplegar el botón donde aparece “No usar” y elegir el contenido correspondiente: “Teléfono” para la columna TELEFONO y “Mensaje” para la columna TEXTO.

Tras pulsar en el botón “Aceptar” regresas a la ventana del formulario y pulsas en “Enviar”. Se mostrará un resumen del envío que se va a realizar, especificando cuántas líneas del archivo se han procesado correctamente y mostrando un ejemplo del texto del primer mensaje procesado. Si todo es correcto pulsas en “Aceptar” y se producirá el envío.

Para obtener información sobre el progreso del mismo puedes pulsar en “ir a seguimiento” del envío correspondiente, en la columna de la derecha titulada “Últimos envíos”. También puedes pulsar en la sección “Seguimiento” del menú principal de la izquierda y seleccionar el envío que acabas de realizar. Podrás ver el estado individual de cada uno de los mensajes.

Enviar recordatorios de cita por SMS programados

En el ejemplo anterior se ha explicado cómo hacer un envío instantáneo de recordatorios de citas. Si lo prefieres, puedes programar el envío de cada uno de los recordatorios por SMS en una fecha y hora concreta, para que no se envíen todos a la vez. Esto resulta útil, por ejemplo, si quieres que cada recordatorio de cita se envíe justo un día antes de la propia cita.

En el siguiente vídeo tutorial se explica paso a paso cómo realizarlo

Sectores que utilizan el recordatorios de citas por SMS

Todos los negocios que funcionan con una reserva previa pueden verse beneficiados por el envío de recordatorios de citas. Los más frecuentes son los siguientes:

  • Sanitario: clínicas, consultas médicas, odontología, podología, fisioterapia, psicología, veterinaria.
  • Estética: peluquerías, salones de belleza, manicura, pedicura.
  • Hostelería: restaurantes, hoteles, spa.
  • Servicios: talleres mecánicos, ITV,
  • Comunidades de vecinos: reservas en instalaciones de ocio y deportivas
  • Administración pública: ayuntamientos, diputaciones, hacienda.

¿Por qué recordar citas por SMS?

Los negocios que atienden a sus clientes de forma secuencial, ya sea por la limitación de personal, de las instalaciones, o incluso por seguridad, emplean las citas para conseguir el máximo rendimiento. Evitar tiempos muertos sin actividad de los empleados resulta crucial para mejorar la rentabilidad. Cada minuto que un empleado está detenido por causas ajenas al servicio supone una pérdida de dinero o de efectividad.

Sin embargo, si a pesar de gestionar la agenda de citas convenientemente, los clientes olvidan acudir, el espacio que tenían reservado queda vacío y la interrupción es inevitable. Al recordar las citas por SMS se evitan las ausencias por descuido. Si, además, permites que el cliente modifique su cita de una forma sencilla, no pierdes la oportunidad de atenderle en una ocasión futura.

Los recordatorios por SMS han demostrado resultar los más eficaces pues los destinatarios leen el mensaje casi inmediatamente y lo conservan hasta el momento mismo de la cita por si necesitan comunicarse con el prestador del servicio. Los receptores de los mensajes valoran los recordatorios positivamente como un signo de calidad. No les resultan molestos o intrusivos, pues son breves y directos.

Frente a otros métodos como el correo electrónico, los SMS resultan más fiables, pues no se ven afectados por los filtros anti-spam. Muchas personas leen su correo electrónica de forma menos habitual y únicamente desde un ordenador, mientras que los SMS se leen en el móvil, que siempre llevan encima.

 ¿Qué más puede aportar el SMS a tu negocio?

La utilidad de los SMS no se limita a los recordatorios de citas. Puedes emplear los mensajes de texto para realizar marketing SMS. Se trata de una excelente forma de enviar información de promociones o cupones de descuento a través de SMS landing.

Con esta herramienta se sobrepasa el tope de los 160 caracteres de un mensaje estándar y la limitación de texto, ya que puedes incluir imágenes, logotipos, vídeos, enlaces a redes sociales, encuestas de satisfacción, formularios de captación de datos y cualquier información que precises comunicar.

Los SMS certificados también resultan útiles en tu empresa si deseas enviar notificaciones fehacientes con validez legal. Puedes emplearlos para avisar de impagos, retrasos en facturas, cambios de situación laboral (ERTES y ERES), vacaciones de empleados, finalizaciones de contratos, extinción de alquileres, inclusión en ficheros de morosos y cualquier situación donde necesites un certificado válido ante un tribunal que atestigüe el contenido de la comunicación y su entrega al destinatario.