Panel web de control de acceso con códigos QR – Tutorial

27 de agosto de 2018

Panel web de control de acceso con códigos QRAltiria ofrece un panel web para el control de acceso con códigos QR. El control de entrada con QR y aplicación móvil sirve para validar y registrar la entrada y salida a eventos, congresos, cursos, aulas, condominios, etc.

En este vídeo tutorial se mostrará como  importar los datos de los asistentes a partir de un archivo de tipo .csv y cómo enviarles el código QR por SMS (mensaje de móvil).

Video-tutorial del panel web de control de acceso con códigos QR

El formato del archivo que se puede importar es .csv. Este tipo de archivos se pueden generar a partir de Excel con la opción guardar como y el tipo “csv delimitado por comas”. En el interior del fichero existe una primera fila de títulos o cabeceras. En ella aparecen los nombres de cada campo y luego una fila por cada asistente. Cada dato se separa por punto y coma: teléfono, email, nombre, fila, asiento y provincia. Este ultimo campo no se va a utilizar y se ha incluido para mostrar cómo descartarlo en la importación.

Funciones del panel web de control de acceso con códigos QR

Los asistentes se importan y gestionan en un grupo. En el panel web de control de acceso con códigos QR, clic en importar y elegimos un nombre para el grupo. Seleccionamos el fichero de tipo .csv con los datos que queremos importar y dejamos marcada la casilla para indicar que la primera fila es de títulos o cabeceras, así no la procesará como un asistente. Luego pulsamos crear.

Se muestra una previsualización  en la que podemos descartar algún campo para que no lo importe desmarcándolo. Pulsamos confirmar.

Tras la importación se muestra el listando los asistentes importados del grupo. Para cada asistente aparece la imagen del código QR creado y el código alfanumérico correspondiente. Se puede buscar asistentes con el cajetín de arriba a la derecha.

Se puede editar el nombre de los campos y cambiar el orden en que se muestran. Por ejemplo vamos a poner el nombre en primer lugar. Hacemos doble clic en el icono de editar el campo y cambiamos la prioridad a 1.  también podríamos cambiar el nombre del campo y estipular si se va a visualizar al escanear el QR con el celular o tableta, así como si será exportado desde las estadísticas de la aplicación. Ahora debemos modificar el campo teléfono para ponerlo en tercer lugar ocupando el hueco que ha dejado nombre. Pulsamos guardar y salimos para recargar la página. Al entrar de nuevo, los campos se ven en el orden deseado. Primero el nombre y el teléfono en tercer lugar.

Los botones de la derecha de cada asistente permiten, respectivamente: enviar por SMS el código QR a un asistente individual, editar los datos del asistente y eliminarlo. Con el botón nuevo asistente de la esquina superior izquierda se puede crear un asistente de forma individual rellenando el formulario.

Botones del listado de grupos de asistentes

Volvemos al listado grupos para explicar el significado de todos los botones. El botón “asistentes” permite ver la lista de asistentes al evento.

El botón “exportar” genera un archivo csv con los datos de todos los asistentes y,  si se desea, una columna adicional con el texto para el SMS donde se envía el QR. Tras pulsarlo, se escribe el texto en el cajetín: “Este es tu código para acceder al evento”. Clic en exportar y vemos que se genera un archivo con los datos de los asistentes y dos columnas nuevas. La columna URL muestra un enlace para acceder a la imagen del QR. La columna SMS contiene el texto que incluye lo escrito en el cajetín anterior y el enlace a la imagen del QR. Este archivo permite, por ejemplo, gestionar el envío de los códigos por email en plataformas de envío masivo de emails.

El botón “SMS a grupo” enviará el QR a todos los asistentes del grupo. Primero se escribe el texto: “No borres este sms, es tu código para acceder al evento”. Después elegimos qué campo de los importados es el teléfono del asistente haciendo clic sobre él. Se puede modificar el prefijo o característica del país, pero afectaría a todos los asistentes del grupo. Clic en “SMS a grupo”.

El botón “zip QR” genera un archivo zip con todas las imágenes de los QR para poder imprimirlas en papel, en identificaciones para gafetes o enviarlas por email con plataformas de envíos masivo de correo electrónico.

Por último, el botón estadísticas permite acceder a los archivos de estadísticas compartidos desde la aplicación móvil para cada evento.

Video tutoriales relacionados

No olvides ver el video tutorial de la aplicación Android “QR control acceso”. Esta app  permite escanear los códigos QR generados en este panel web. Así completa la funcionalidad de control de asistencia con códigos QR.

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